프로젝트가 늦어지는 이유 - pmpcafe

처음에 칼럼을 2주에 한 번씩 쓰기로 약속하였습니다만 이번 칼럼은 약속한 날보다 4일이나 늦었습니다. 의도한 것은 아니지만 약속은 지키지 못했습니다. 그래서 그 원인을 TOC 관점으로 살펴보려고 합니다.

칼럼을 정기적으로 쓰는 것도 글을 쓰는 행위는 매번 같지만 칼럼 내용이 다르기 때문에 프로젝트로 생각할 수 있습니다. 글 주제에 대해 생각하고, 필요하다면 관련된 자료를 수집하고, 내용을 구성하고, 정리하고, 교정하는 단계를 거쳐 칼럼을 완성합니다. 사람의 능력에 따라 각 단계별 작업의 양과 시간이 다르므로 이 또한 관리가 필요합니다. 칼럼을 쓰는 데 2주간의 시간이면 충분하다고 생각합니다만 매번 약속한 날이 촉박해서야 글을 쓰고 정리하게 됩니다. 결국 이번에 약속한 날보다 지연되었습니다. 그 이유가 무엇일까요?

프로젝트의 성공여부를 판단하는 기준으로 흔히 세 가지를 거론합니다. 첫째, 프로젝트가 예산을 초과하지 않았는가? 둘째, 프로젝트가 계획대로 진행되어 기한 내에 끝났는가? 셋째, 고객이 프로젝트의 결과에 만족하는가? 입니다.

칼럼은 글을 쓰는 것이니 독자가 원하는 내용을 정해진 기한 내에 쓰는 것이 성공을 가늠한다고 하겠습니다. 일단 독자의 만족은 글을 제 때에 쓰는 것부터 시작되므로 기한을 지키는 것은 매우 중요합니다. 그런데 이번 칼럼이 늦어진 이유는 변명 같지만 다른 일이 겹쳐 어쩔 수 없이 일을 병행할 수밖에 없었습니다. 칼럼을 써야 할 시간에 다른 일을 해야 했죠. 이런 경우는 우리 주변에서 그리고 프로젝트 상황에서도 비일비재합니다.

그래서 프로젝트를 관리하는 차원에서도 돌발할 수 있는 상황에 대비하고자 리스크관리를 합니다. 리스크관리의 방법으로 여러 가지를 생각할 수 있겠지만 가장 기본적인 방법은 미래에 발생할 불확실한 상황에 대비해 예산이나 시간을 미리 확보하는 것입니다. 칼럼을 쓸 때도 지연에 대한 대비책으로 시간을 확보하였습니다.

프로젝트를 예정된 기한 내에 완성하기 위해서 보통 각 작업에 여유시간을 확보합니다. 그런데도 불구하고 프로젝트가 예상대로 진행되지 않고 지연되는 이유는 무엇일까요? TOC 에서는 그 이유를 미리 확보한 여유시간이 처음 의도한 대로 활용되지 않고 엉뚱한 세 곳에서 소진되기 때문이라고 강조합니다. 첫째, 전 작업의 지연이 다음 작업에 전도되기 때문입니다. 일찍 끝난 작업의 여유시간은 전도되지 않지만 작업의 지연은 확실하게 전도되기 마련입니다. 둘째, 병행작업이 여유시간을 빼앗아 갑니다. 한 작업자가 본 작업을 하다 중간에 끼어든 다른 작업을 하면서 여유시간마저 소진하기 때문입니다. 이런 경우가 가장 빈번하게 발생하는 형태일 것입니다. 셋째, 인간의 본성에 관한 것입니다. 맥그리거의 <X이론>에 의하면 인간은 일을 회피하려는 본성을 타고 났기 때문에 여유시간을 확보해 놓았다는 안심에 일찍 일을 시작하지 않는다는 것입니다. 다른 말로 학생증후군이라고 합니다. 리포트를 미리 하지 않고 제출일이 다 되어서야 시작하는 경향을 말합니다.

이번 칼럼도 중간에 생긴 돌발작업과 미리 시작하지 않은 학생증후군이 발목을 잡은 것이죠. 한 사람이 아닌 여러 사람이 작업하는 프로젝트에서는 원인들이 서로 엉켜 발생하기 때문에 사전에 철저한 관리가 필요할 것입니다. 모든 작업에 그 원인들이 발생하지 않도록 관리하기란 매우 어렵습니다. 그래서 TOC는 전체 프로젝트 일정에 직접적인 영향을 미치는 크리티컬 체인을 찾고 이에 집중해서 관리하는 것입니다. 참으로 효율적인 방법이 아닐 수 없습니다. 크리티컬 체인 상에 없는 작업들은 그만큼 여유를 갖고 진행할 수 있기에 융통성을 갖고 일을 시작할 수 있는 것이죠. 주요작업에는 철저한 관리를, 나머지 작업에는 여유로운 융통성을 주어 유연한 관리를 유지하는 것입니다. 개인적으로 시간 관리를 할 때 우선순위를 두는 것과 마찬가지입니다.    

이제 장마는 끝나고 무더위가 시작된다고 합니다. 여름휴가 계획도 TOC 관점에서 세워보시면 성공적인 휴가가 되지 않을까 생각해봅니다. 프로는 언제 어디서든 프로이니까요. 행복하고 성공적인 여름휴가 보내시기 바랍니다