최상의 프로젝트 관리자에 대한 고찰

최상의 프로젝트 관리자에 대한 고찰

글 _ Aaron Lazenby (Profit : The Business of Technology 특집 기사 편집장)

Center for Business Practices의 조사에 따르면, 모든 규모의 기업들은 비즈니스 혁신을 위해 복잡하면서도 비용이 많이 드는 프로젝트를 추진하고 있다고 한다. 프로젝트 관리자 및 기타 프로젝트 영향력자(비즈니스/사무 관리자 및 경영진)를 대 상으로 실시한 조사 결과, 전체 엔터프라이즈 프로젝트 중50% 이상이 복잡성 문제를 안고 있었으며, 40%는 100만달러이상 의 비용이 드는 것으로 나타났다. 많은 기업들이 직면하고 있는 프로젝트 관리 문제를 보다 자세하게 살펴보기 위해, 오라클 고객 및 전문가들을 한자리에 모아 프로젝트 및 기술, 그리고 이들 간의 교차점에 대해 논의하도록 했다.

*Oracle : 엔터프라이즈 소프트웨어와 마찬가지로 프로젝트가 점차 복잡해지고 있습니다. 관리를 목표로 설계된 프로젝트와 비슷한 속도로 기술도 진화하고 있습니까?

*Meg Lassarat(Mustang Engineering의 CFO) : 텍사스 주 휴스턴에 본사를 둔 Mustang Engineering은사람중심/프로젝트 중심을 모토로 하는 글로벌 프로젝트 관리 및 엔지니어링 업체입니다. 전 세계적으로 석유 및 가스 발굴 작업은 점차 복잡해지고 있습니다. 대상 고객들이 대규모의 다국적 석유 업체들을 비롯한 패브리케이터(fabricator)라는 점에서 복잡성 및 안전의 시급성 문제를 더욱 절감하고 있습니다. 석유 및 가스 업계의 경우 3~4년 마다 기술의 비약적인 발전이 이루어지고 있습니다. 이에 더 복잡한 지역에서 석유 및 가스를 발굴해 출시할 수 있도록 돕는 새로운 기술이 등장하고 있습니다. 가장 큰 문제는 바로 이들을 연결하는 것입니다. 우리는 건축 업체, 엔지니어링 업체, 석유 업체, 최종 사용자, 파이프라인 업체 등 관심사와 관점이 서로 다른 다양한 팀과 협력하고 있기 때문에 프로젝트 성공을 위해서는 이들을 하나로 연계할 수 있는 능력이 무엇보다 중요합니다.

*Amy Halverson(Fair Isaac의 비즈니스 애플리케이션 담당 디렉터) : 미네소타주 미니애폴리스에 위치한 의사 결정 관리 전문 업체로서, 첨단 분석 기능을 통해 고객의 의사 결정 전략을 향상시키는 Fair Isaac은 점차 전 세계로 사업을 확장하고 있습니다. 이제, 모든 사람들이 같은 사무실에 모여 앉아서 프로젝트를 수행하고 서로 의견을 교환하던 시대는 지났습니다. 또한, 보다 강화된 규제 관리 문제도 처리해야 합니다. 예를 들어, 사베인스-옥슬리(Sarbanes-Oxley)법은 우리에게 지대한 영향을 미치고 있습니다. 이 때문에 프로젝트 비용이 30%정도 상승할 수 있습니다. 원래의 프로젝트 요구사항은 물론, 이와 같은 모든 추가 외부 요구사항을 처리할 수 있는 능력을 갖춰야 하는 등 더욱 복잡해지는 양상을 띠고 있습니다. 우리는 컨퍼런스 콜, 화상 회의, 실시간 협업 등과 같은 새로운 기술을 활용해 이러한 문제를 해결하고 있습니다. 이제 더 이상 물리적 인 승인이 필요한 테스트 조건의 연결 고리가 없습니다. 이러한 환경은 감사가 어려운 것은 물론, 문서 관리 및 워크플로우에 더 많은 시간을 할애해야 합니다.

*Nari Kikkeri(InnerWireless의 전략 계획 담당 디렉터) : 텍사스주 리차드슨에 본사를 둔 InnerWireless는 무선 유틸리티 서비스 사업자이자, 기업 및 건물 소유자를 위한 구내(inbuilding) 무선 분배 시스템 설치 업체로서, 한 번에 최고 150건, 2,000만 달러 규모에 달하는 프로젝트를 진행하고 있습니다. 프로젝트가 진행되는 동안 고객, 벤더, 계약자 및 직원들이 참여하게 되며 비용 관리, 문서 관리, 예산 책정, 용량 계획 등 고려해야 할 범위를 늘리기 시작하면 프로젝트가 매우 복잡해집니다. 이로 인해 프로젝트 실행 과정이 매우 어려워질 수 있습니다. 따라서 우리는 프로젝트를 성공적으로 수행할 수 있도록 탄탄한 전략 계획과 통합 프로젝트 툴을 마련해야 합니다.

*Oracle : 연결성 문제가 모든 기업의 공통 현안인 것 같습니다. 그렇다면 기업들이 프로젝트 협업을 강화하고 프로젝트 관리에 있어 최상의 실행 방식을 적용하기 위한 툴 투자를 망설이게 만드는 요인으로는 무엇이 있습니까?

*Suhail Maqsood(Oracle Projects 제품 관리 담당 그룹 매니저) : 우리가 보기에 고객들은 까다로운 주요 프로젝트 관리 영역에 초점을 맞춰 솔루션을 설치하거나 실행하고 있습니다. 그러나 고객들은 지금까지와 달리 프로젝트 관리를 중심 으로 비즈니스 프로세스를 정의해야 할 필요성에 대해 점차 인식하기 시작했습니다.

*Lassarat : 실제로 지금까지는 제대로 연결되지 않았습니다. 기술 때문이 아니라, 프로젝트에서 직면하는 과제들을 실질적으로 해결하지 못했던 기업이나 관료적 보고 체계 내의 타성이 문제였습니다.

*Halverson : 우리 프로젝트는 다양한 영역에서 보다 빈번 하게 진행되고 있습니다. 따라서 규모와 상호 의존도가 점차 커지고 있습니다. 또한, 현재 상태를 고수하고 지식을 공유하지 않으려는 것이 인간의 자연적인 본성입니다.

*Jeffrey D. Ford(오하이오 주립 대학교 피셔 경영 대학의 경영 및 인적 자원 부교수) : MBA 과정의 관리자들을 통해 알게 된 것 가운데 하나는 그들이 일반적으로 다른 작업에 접근할 때와 거의 같은 방법으로 대규모 프로젝트에 접근하고 있다는 사실입니다. 관리자들은 동일한 습관과 실행 방식을 따르고 있지만, 복잡성이 심화되면 이러한 습관 및 실행 방식이 깨지기 시작합니다. 기술을 통해 소위 타성이라 불리는 습관이나 실행 방식의 붕괴를 극복할 수 있을까요? 실제 극복에 있어서는 어느 정도 한계가 있을까요?

*Lassarat : 저는 사람을 고치는 것보다는 기술을 고치는 것이 훨씬 쉽다고 생각합니다. 따라서 사람이 작업을 하도록 하는 대신 시스템이 작업을 수행하도록 하면 훨씬 높은 투자 효과를 거두는 것은 당연합니다. 일부 대규모 프로젝트에서 흔히 볼 수 있듯이, 엔지니어들은 사실 기술 보다는 행동 변화가 필요한 경우에도 기술 솔루션을 통해 문제를 해결하려는 경향이 있습니다.

*Halverson : 변경 관리에 드는 노력을 과소평가해서는 안됩니다. 이를 위해서는 당근과 채찍이라는 두 가지 접근 방식이 필요합니다. 프로젝트 관계 당사자들에게 프로젝트의 이점을 보여 주는 동시에 이들로부터“기업으로서 당연히 할 일을 하고 있다”고 말할 수 있는 올바른 스폰서를 확보하는 것이 중요합니다. 프로젝트 스폰서와 경영진은 프로젝트의 방향을 설정하고 프로젝트를 통해 실현할 비즈니스 가치를 정의해야 합니다.

*Ford : 복잡하면서도 횟수가 잦은 프로젝트에서도 대부분 크게 성공을 거두고 있습니다. 물론, 일정이나 예산이 초과된 프로젝트도 있고 시스템 전반에서 붕괴 현상이 나타나는 등 완전 실패로 돌아간 프로젝트도 있습니다. 그렇다면 이러한 일정 또는 예산 초과의 원인이 무엇이라고 생각하십니까?

*Lassarat : 첫째는 기대치를 분명하게 설정하지 않았기 때문이고, 둘째는 경영진이 프로젝트 변경에 적극 개입하지 않았기 때문입니다. 조선소에서 변경하는 것보다는 설계대에서 변경을 하는 것이 훨씬 쉽습니다. 또한, 변경 관리에 대한 신속한 의사 결정 여부도 세 번째 요인이 될 수 있습니다.

*Halverson : Fair Isaac은 훨씬 규모가 작을 뿐만 아니라 급격한 변화를 겪고 있는 기업입니다. 제가 가장 고전을 겪을때가 바로 프로젝트 중간에 비즈니스 우선순위가 바뀌는 경우 입니다. 예를 들어, 시장 출시 전략에 있어 중대한 변경을 수행 하는 동시에, SFA(Sales Force Automation)를 구현할 수 있습니다. 이 경우, 프로젝트 지연이 발생하게 됩니다. 하지만, 이와 같은 경우에는 시대의 흐름에 따라 문제를 해결하고 다시 계획을 세웠습니다. 이러한 문제로 인해 예산 및 일정이 초과하게 됩니다.

*Kikkeri : 우리는 구내 무선 유틸리티를 설치하고 있습니다. 또한, Time Warner 빌딩이나 Children’s Memorial Hospital 등과 같은 대규모 프로젝트를 진행하고 있습니다. 빌딩 용적이 백만 평방피트가 넘는 경우도 있습니다. 따라서 각 평방피트 마다 비용 및 수익을 추적할 수 있도록 탄탄한 프로젝트 수행 계획을 내놓아야 합니다. 상세 수준에서 비용을 추적한다는 것은 쉽지 않은 일이지만, 시스템 기능을 세부 조정함으로써 이를 완료했습니다. 가장 중요한 관건은 비즈니스 프로세스를 이행할 수 있도록 적절한 기능과 기술을 갖춘 유용한 툴을 확보하는 것입니다.

*Maqsood : 그동안의 경험에 따르면, 서로 다른 시스템을 구축하고 서로 다른 스프레드시트를 작성하는 경우, 프로젝트 관리자가 필요한 보고서를 준비하고 원래 계획을 기준으로 자체 평가하는 것이 더욱 힘들어 진다는 사실을 고객들이 잘 인식 하지 못하고 있습니다. 프로젝트를 중앙에서 정의할 경우 모든 이해 당사자들이 공통된 위치에서 프로젝트 비용을 추적할 수 있습니다. 따라서 프로젝트 관리자는 물론, 기타 로그온을 해서 정확한 현재 상태를 확인할 수 있는 권한을 가진 사람이면 누구나 프로젝트를 추적할 수 있습니다.

*Lassarat : Mustang의CFO로서 여기에 전적으로 동의합니다. 저는 여러분들이 엑셀 사용에 대해 이야기 하는 것을 듣고 깜짝 놀랐습니다. 이러한 단일 버전의 정보는 매우 중요합니다. 모든 사람들이 동일한 데이터 세트를 사용할 경우 데이터를 분석할 수 있는 능력도 마찬가지로 중요합니다. 프로젝트의 모든 구성원들이 서로 다른 요구를 가지고 있지만, 여러분 모두가 같은 데이터를 가지고 작업을 하고 있다면 올바른 데이터를 가진 사람이 누구인지를 두고 논쟁을 벌일 일은 없을 것입니다. 이러한 논쟁은 매우 소모적입니다. 또한, 사람들이 우리가 데이터를 제대로 이해하고 올바르게 해석할 수 있도록 돕기 보다는 누가 올바른 데이터를 가지고 있느냐를 두고 논쟁을 벌이는데 많은 시간을 소모하고 있을 때 좌절감을 느끼게 됩니다.

*Halverson : 예측 데이터와 실제 데이터를 함께 수집해서 단일 지점에서 확인할 수 있도록 단일 시스템을 갖추는 것이 가장 중요합니다. 프로젝트 관리자는 이러한 2가지 정보를 함께 수집하는 데 많은 시간을 들이고 있습니다.

*Lassarat : 그렇다면 올바른 정보를 가진 사람은 누구일까요? 여러분은CFO에게 어떤 정보를 전달했습니까? 그 정보는 프로젝트 디렉터에게 전달되었습니까? 그렇다면 고객은 어떻습니까? 정보를 받았습니까? 여러분은“알겠습니다. 상단 우측 코너에 며칠로 날짜가 표시되어 있습니까?”라고 말할 것입니다.

*Kikkeri : 누군가가 날짜나 시간을 잘못 이해해서 프로젝트가 조금 늦게 끝나게 되는 상황이 있습니다. 프로젝트 중간에 고객이 추가 자재를 요청할 수도 있습니다. 이 경우, 우리는 시스템에서 작업이 아직 진행 중인 것으로 표시되었기 때문에 자재를 선적해야 합니다. 1시간의 차이로 인해 프로세스 문제가 야기되거나 부서에 심각한 결과가 초래될 수 있습니다. 이것은 의사소통의 문제입니다. 오후 2시라고 말해도 다른 지역의 사람들은 이를 다르게 해석합니다.

*Maqsood : 또한, 프로젝트 팀이 시간대가 서로 다른 여러 국가로 분산되는 글로벌 프로젝트가 증가할 것으로 예상하고 있습니다. 기업들이 점차 글로벌화 되고 전 세계에 걸쳐 프로젝트가 수행되면서 프로젝트에서 해결해야 될 과제도 늘고 있습니다. 프로젝트 관리 실행에 어떤 툴이나 제품을 사용할 것인지 올바른 결정을 내려야 합니다. 왜냐하면 이러한 의사 결정은 프로젝트 중심의 기업에게는 핵심 부분이기 때문입니다. 올바른 툴을 갖추지 않으면 이기종 시스템으로 도태되고 사용자들은 다양한 소스에서 정보를 복제하고 진행 중인 프로젝트에 서의 현 위치를 총체적으로 파악할 수 없습니다.

*Ford : 여러분들이 어떤 경험을 통해 대규모 프로젝트를 프로젝트 참여자의 삶으로까지 연결해 이해할 수 있게 되었는지 궁금합니다. 저는 프로젝트 관리자와 많은 작업을 수행해 왔고, 이 과정에서 알게 된 사실 하나는 프로젝트 체계가 구축되어 있는 경우에도 프로젝트 참여자의 자체 일정에 따라 성공적인 프로젝트 수행에 필요한 작업은 끝나지 않았다는 것입니다. 이렇게 많은 사람들이 분주하게 움직였지만 놓친 부분이 있다는 것입니다. 이 경우 앞으로 돌아가 작업을 다시 수행해야 합니다. 그렇지 않으면 프로젝트의 일부가 과도하게 진행되고 이를 전체 진행 상황에 맞게 되돌리기 위해서 추가 자원을 투입해야 하는 상황이 발생합니다.

*Kikkeri : 현재 한층 향상된 기능을 갖춘 차세대 프로젝트 툴을 모색하고 있습니다. 이를 통해 프로젝트에 과도한 인력을 할당할 필요가 없을 것입니다. 하지만 중요 일정 계획을 수립한 상태에서 프로젝트를 시작하는 상황이 있습니다. 물론, 가장 좋은 방법은 프로젝트 팀으로 하여금 올바른 툴과 기술을 가지고 준수 일정에 따라 자신들의 능력과 자원을 최대한 활용하도 록 하는 것입니다. 프로젝트 팀이 여유 시간을 가지고 다른 프로젝트의 요구를 살펴볼 수 있다면 프로젝트에 적극 참여해 이러한 자원을 작업에 투입할 수 있을 것입니다. 우리의 프로젝트 자원 가운데 일부는 이러한 방식으로 배치되었습니다. 즉, 주요 멤버들은 몇 건의 프로젝트를 맡아서 이를 책임지고 성공적으로 수행하고 있습니다.

*Lassarat : 우리는 3,500명의 전문가를 보유하고 있으며, 대기업은 아닙니다. 그러나 프로젝트 관리자를 한 축으로, 부서 관리자를 다른 축으로 하는 매트릭스를 사용하고 있습니다. 따라서 프로젝트 관리자들은 개별 프로젝트에 초점을 맞추고 있지만 부서 관리자들은 프로젝트에서의 엔지니어 충원을 일부 책임지고 있습니다. 이들은 개별 엔지니어들이 자신의 업무와 프로젝트 내에서의 맡은 바 역할을 제대로 이해할 수 있도록 합니다. 엔지니어는 한 번에 10건의 프로젝트에 관여할 수 있습니다. 한편, 부서 관리자는 모든 프로젝트에서 우선순위를 설정할 수 있도록 돕는 것은 물론 개별 엔지니어가 자신이 수행하고 있는 업무를 이해할 수 있도록 도와야 합니다.

*Halverson : 우리도 비슷한 상황으로, 프로젝트 관리자 와 자원 관리자 모두에게 주 단위로 주요 보고서가 나가고 있습니다. 따라서 프로젝트 관리자들은 엔지니어들이 프로젝트에 얼마나 많은 시간을 할애하고 있는지 확인하고, 인력 배치 현황을 토대로 그들이 실제 기대하고 있는 것이 무엇인지 파악해야 합니다. 이를 통해 보다 효과적으로 커뮤니케이션하는 것은 물론, 주요 일정에 맞춰 보고할 수 있습니다. 또한, 적정 시기에 해당 프로젝트에 적절한 직무 능력을 갖춘 올바른 인재를 보유하는 등 올바른 자원 관리를 수행할 수 있습니다. 우리는 이제 막 전문 서비스 기업을 위한 자원 관리 모듈을 롤아웃 했으며 이를 통해 여러분은 매우 유연하게 스케줄링을 수행할 수 있습니다. 예를 들어, 내가 이러한 직무 능력이 필요로 할 수도 있고, 이러한 직무 능력을 통해 해당 사이트에서 누군가를 검색해 단기적 또는 장기적으로 특정 비율(%)로 자원을 스케줄링 할 수
있습니다. 올바른 프로젝트 관리는 매우 중요합니다. 그 날의작은 실수나 일정 위반으로도 기업은 수백만 달러의 비용 손실을 입을 수 있습니다.

원탁회의 참가자 - Jeffrey D. Ford(오하이오주 콜럼버스에 있는 오하이오 주립 대학교 피셔 경영 대학의 경영 및 인적 자원 부교수), Amy Halverson(미네소타주 미니애폴리스에 있는 Fair Isaac의 비즈니스 애플리케이션 담당 디렉터), Nari Kikkeri(텍사스주 리처드슨에 있는 InnerWireless의 전략 계획 담당 디렉터), Meg Lassarat(텍사스주 휴스턴에 있는 Mustang Engineering의 CFO), Suhail Maqsood(캘리포니아주 레드우드 쇼어에 있는 오라클의 Oracle Projects 제품 관리 담당 그룹 매니저)

프로젝트 관리는 모든 규모의 기업들에게 있어 매우 중요한 과제입니다. 최근 업계 조사에 따르면 일반 기업들이 진행하고 있는 전체 프로젝트의 50% 이상이 복잡성 문제를 안고 있으며, 40%는 100만 달러 이상의 비용이 소요되는 것으로 나타났습니다. 프로젝트 및 기술에 대한 원탁회의를 통해 오라클 고객 및 전문가들이 프로젝트 관리를 위해 얼마나 고군분투하고 있는지 알 수 있습니다.

글로벌 프로젝트 관리 및 엔지니어링 업체인 Mustang Engineering이 직면한 가장 큰 문제 가운데 하나는 바로 연결성입니다. 프로젝트의 성공 여부는 다양한 팀을 지속적으로 상호 연결할 수 있는 능력에 달려 있습니다. 의사 결정 관리 전문 업체 Fair Isaac역시 점차 세계적으로 사업을 확장하고 있지만, 프로젝트 비용 증가의 한 요인으로 규제 관리를 지목하고 있습니다. 이 업체의 경우 성공을 위해 실시간 협업, 화상 회의, 컨퍼런스 콜 등과 같은 새로운 기술을 도입하고 있습니다.

협업과 연결성은 가장 일반적인 과제이지만, 일부 업체들의 경우 프로젝트 협업을 강화하고 프로젝트 관리를 위한 최상의 실행 방식을 구축하기 위한 툴에 투자하는 것을 망설이고 있습니다. 이는 타성에 젖은 탓도 잇지만, 분산된 프로젝트 팀 간의 상호 연결성을 관리하는 문제 때문이라는 의견도 있습니다. 프로젝트가 성공을 거두지 못하는 데에는 여러 가지 이유가 있습니다. 명확한 기대치가 없이 복잡하기만 한 프로젝트가 있는가 하면, 프로젝트 중간에 우선순위가 변경되면서 제대로 추진되지 못하는 프로젝트도 있습니다. 프로젝트 관리자들은 모두 프로젝트 관리 성공을 보장하기 위해서는 올바른 툴 선택과 함께 효과적인 의사소통이 가장 중요하다는 데 의견을 같이하고 있습니다.

제공 : DB포탈사이트 DBguide.net