프로젝트 팀의 초기활동

팀으로서 함께 일하기 위해서는 프로젝트를 시작하는 첫 회의에서 팀원들은 회의 운영, 팀으로서 프로젝트 수행, 갈등 해결을 위한 기본 원칙 또는 행동규범(ground rule)을 설정하고, 이에 동의할 필요가 있다. 또한, 팀은 즉각 해결을 할 수 없는 회의 동안에 언급되는 아이디어나 이슈들을 정리하고 해결하는 방법을 마련해 두는 것이 필요하다.

먼저, 각 팀원들이 어느 수준 정도로 프로젝트에 기여할 것인가를 팀 내에서 합의를 구하는 것이 중요하다. 다음의 프로젝트에 대한 서약 사항에 대하여 동의를 득한 후, 각 팀원이 서명을 한다. 

   • 할 수 있는 한 최선을 다해 작업에 전념한다.
   • 프로젝트 진도 보고는 솔직하고 사실적으로 한다.
   • 주도적으로 임한다.
   • 프로젝트의 계획 변경에 영향을 미칠 수 있는 사항에 대해 고객과 스폰서에게 알린다.
   • 팀에 대한 개인적인 기여를 충실히 행하며 책임질 수 있는 행동을 한다.
   • 팀의 성과에 영향을 미칠 수 있는 잠재적인 문제점에 대해 다른 팀원들과 정보를 공유한다.
   • 전체적으로 볼 때 프로젝트에 가장 최선이 되는 것에 초점을 둔다.
   • 프로젝트가 완료될 때까지의 전체 프로세스를 항상 염두에 둔다. 

다음으로는 프로젝트를 수행하는 동안 팀원들이 지켜야 할 합의된 행동 기준으로 프로젝트와 팀을 위해서 팀원들 사이에 합의된 사항으로 팀 행동규범을 정한다. 

   • 팀 구성원들이 따라야 할 규칙에 대해 합의
   • 회의 진행, 의사결정, 갈등 해결 등을 위한 방법 결정
   • 문제가 발생했을 때 스트레스를 줄여주고 문제를 보다 빨리 해결하기 위한 방법 결정
   • 팀원들이 프로젝트에 대해 공식적인 위임사항과 주인의식을 가지고 프로젝트에 몰입할 수 있도록
     역할과 책임 결정
   • 프로젝트에 도움이 된다고 생각하는 기타 지침 사항

행동 규범을 설정할 때 팀원 모두는 앞에서 언급한 사항을 포함하여 기대하는 사항들을 자유롭게 브레인스토밍으로 팀원 각자의 의견을 충분히 제시한다. 제안된 아이디어를 평가하여 팀의 행동규범으로 선정하게 된다. 이렇게 작성한 행동규범은 반드시 팀원 모두가 자주 모이는 회의실 또는 팀원 모두가 볼 수 있는 장소에 게시해두고 항상 염두에 두도록 하는 것이 좋다.

마지막으로 팀은 즉각 해결을 할 수 없는 회의 동안에 언급되는 아이디어나 이슈들을 정리하고 해결하는 방법을 마련해 두는 것이 필요하다. 아이디어를 정리하는 방법으로는 “parking lot”과 조치 활동이 필요한 이슈를 정리하는 “이슈 리스트(Issues list)”이다. 
Parking lot은 회의시 중요하지만 현 상황에서 거론할 이슈는 아닌 것들을 따로 모아 두는 것을 말한다. Parking lot은 차를 모아 두는(주차) 장소인 주차장의 개념을 유사하게 인용하여, 아이디어의 모음(집합)을 말한다. 이슈 리스트는 프로젝트를 수행하는 동안 내/외부 팀들에게 발생할 수 있는 조치 사항(action items)의 해결 과정을 모니터/통제 하는데 활용할 수 있다. “Action Item List” 라고도 한다. 

프로젝트 수행을 위해 사람만 모였다고 효과적인 프로젝트 팀이 되는 것은 아니다. 효과적인 프로젝트 팀으로서 동고동락하면서 프로젝트를 수행하기 위해서는 팀원 각자가 어느 수준 정도로 프로젝트에 기여할 것인가를 팀 내에서 합의를 구하고, 프로젝트와 팀을 위해서 합의된 사항으로 팀 행동규범을 정하여 스스로 지키고자 하는 노력이 필요하다.


* 프로젝트 매니지먼트 전문가(PMP), 프로젝트 매니지먼트 코치(PMC) - 허정재(hur@psi.co.kr)