프로젝트관리자의 체크리스트

쓸만한 체크리스트...가 있다면 짧은 시간에 무언가 점검할 수 있다. 우연히 발견한 글에서 소개한 10가지 체크리스트를 가지고 현장에서 경험을 덧붙여본다.

1) 범위에 따른 착수와 종료 시점의 설정이 불분명

범위라는 것은 합의 혹은 협약에 기반한 것이다. 일정 규모 이상의 프로젝트는 다자간의 계약이기 때문에 협약이 만만치 않다. 어느 정도 신뢰 관계 형성이 가능한 경우라면, 프로젝트 목적에 대한 공유가 잘 될수록 프로젝트 성공 확율이 높다. 만일 신뢰 관계 형성이 어렵고, 어떤 이유로든 직접적인 의사소통이 어려운 경우라면 철저한 계약이 뒤따라야 한다. 프로젝트가 길어지면, 주고 받는 정보의 양이 방대해지고, 관리해야 할 산출물은 늘어나기 마련이다. 필연적으로 범위의 경계가 모호해지고, 범위에 걸친 것으로 보이는 요구사항들이 속출한다. 범위를 기준으로 작업 내역이 지속적으로 관리 테두리안에 담을 수 있게 종종 숨고르기를 해야 한다.¹ 필요하다면 관리 대상을 추려내거나 혹은 추상화 하고 적절히 위임하지 않으면 언젠가 손댈 수 없게 될지도 모른다.

착수와 종료 시점에 대해 특히 말하고 싶은 점은 인위적으로 나눈 날짜에 연연하지 말자는 것이다. 날짜를 맞추느라 정해진 기간(단계, 반복) 탓에 일하다 말고 잠시 이것 저것 부산하게 정리하느라 힘을 빼면 곤란하지 않은가? 한참 페이스가 올랐는데 보고서 쓰느라 진 빼다가 다시 재가열을 하는 소모적인 날들을 보내서는 곤란하지 않는가? 역시 팀원 및 다양한 계약 주체 사이의 합의 혹은 목적의식 공유에 입각한 시작과 종료가 중요하다.

2) 개별 작업의 일정 변경이 프로젝트 전체에 주는 영향도를 이해하지 못함

과학적인 접근 방식을 고려하자면 요주의 경로(Critical Path) 같은 것이 있지만, 마일스톤(Milestone)에 입각한 접근을 혼용하라고 하고 싶다. 분할된 작업 사이의 연관성을 파악해서 미세하게 관리하는 것도 방법이겠지만, 프로젝트 범위나 진척에 미치는 영향이 큰 작업을 기준으로 삼는 것도 좋다. 미세하게 쪼개진 작업을 기준으로 할 때보다 오히려 목적 공유에 유리하다. 하지만 마일스톤을 제대로 뽑아내려면 프로젝트 범위를 이루는 항목에 대한 우선순위가 분명해야 한다.

3) 프로젝트 추진 계획 대비 실적을 정확히 알고 있지 못함

무엇을 관리하든 계획 대비 실적은 핵심적인 지표다. 진척 산정에 있어 가장 관심이 가는 내용은 말단의 진척율을 무엇은 기준으로 산정하는가다. 단순히 기간 내에 작업을 완수했거나 산출물을 만들어낸 것으로 충분할까? 검증, 확인, 테스트 등이 실적 산정의 기준이 되어야 한다.

4) 현재 시점에서 우선적으로 처리해야 되는 일이 무엇인지 모름

잘 만들어진 방법론은 작업지시서를 통해 특정 시점에서 역할에 따른 지침을 제공한다. 하지만, PM이라고 한다면 1,2,3번을 통해 4번에 대한 센서는 늘 켜져 있어야 한다.

5) 문제점 발생 시 또는 최종 결과물의 잘못에 대한 책임 한계가 불분명(업무 범위와 책임 관계 설정이 어렵다)

1번의 범위 문제와 같은 맥락에서 볼 수 있다. 프로젝트 범위는 결국 분할하면 개인의 역할과 책임으로 연이어 진다.

6) 텍스트 중심으로 기술한 직관적이지 못한 보고서

정보의 양에 따라 다르다. 대개 취급해야 하는 정보가 많은 경우나 복합적인 경우 텍스트 문서는 효용성이 떨어진다. 표, 차트, 모형 등이 빛을 발한다.

7) 보고서 만드는데 들이는 엄청나고 아까운 시간, 시간, 시간

취합하여 만드는 보고서와 다단계 보고는 비효율의 궁극이다. 인터넷 비즈니스의 파괴력은 중개인(intermediary)이 없어진데서 비롯한다. 프로젝트에서도 중개인이 사라지고 infomediary가 자리를 차지할 날이 올 것이다.

8) 문제와 리스크는 터지고 나면 대처하기 위해 전력을 다함 (Reactive)

잠재위험에 대한 사전 대응은 매우 중요하다. 그러기 위해서는 다양한 정보에 민감해야 한다.

9) 다수 계약자 및 부서 별 연관된 업무 특성으로 통합 관리 역량 미흡

갈등을 피하지 말고, 적시에 R&R 분장을 이끌어내라. 무지막지하게 중요하지만, 달성하기가 그리 녹록하지 않다.

10) 일관된 사업관리 체계 부재 및 프로젝트 관리 기술 부족

PM으로써는 기본기나 조직력이다. 기본기가 없거나 조직력이 없는데 월드컵 본선에 나가겠다는 것인가?