프로젝트 목표 설정

고객의 요구사항이 파악되고 대략적인 프로젝트의 최종산출물에 대한 윤곽이 잡히면 프로젝트 팀원들은 프로젝트의 각 진행 단계별로 산출물에 대한 개념을 공유하여야 한다. 이는 동일한 프로젝트의 목표를 추구하고 프로젝트 완료까지 일관된 수행을 해나가는데 많은 도움이 되기 때문이다. 프로젝트의 최종 목표를 완료하고 달성하기 위해서는 프로젝트 팀의 모든 개인과 관련부서 그리고 고객과 완벽하게 프로젝트의 목표를 공유하고 개개인의 목표와 모든 기능 지원 팀의 목표가 명료하게 설정되어야 한다.

프로젝트의 목표를 설정할 때에는 무엇을(범위), 언제까지(일정) 수행하는 데 얼마나 많은 자원(비용)이 드는 지가 포함되어야 한다. 일반적으로 S.M.A.R.T 기준에 의해 목표를 설정한다.

• Specific : 구체적이어야 한다. 달성하고자 하는 것은 구체적으로 무엇인가?
• Measurable : 측정 가능해야 한다. 목표 달성 여부를 어떻게 측정할 수 있는가?
• Attainable : 달성 가능해야 한다. 이 목표는 달성 가능한 목표인가?
• Result-oriented : 주어진 예산, 시간, 자원의 범위에서 이루어질 수 있는 현실적인 것이어야 한다.
                              목표가 결과물 중심으로 표현되어 있는가?
• Time-based : 수행 기간이 명확하게 표현되어야 한다. 언제 그 목표가 달성될 수 있는가?

예를 들어, 목표를 “2007년 6월 1일까지 사업부 소속직원 6명이 100만원의 예산으로 현재 종이 사용량의 30%를 줄일 수 있는 문서관리 프로세스를 설계한다.”와 같이 설정했을 때, 일정은 2007년 6월 1일 까지, 자원은 직원 6명이 100만원의 예산으로, 범위는 현재 종이 사용량의 30%를 줄일 수 있는 Process 임을 알 수 있다. 그래서 이 목표는 S.M.A.R.T 하게 잘 작성 되었다고 할 수 있다.

프로젝트의 목표 설정 프로세스에는 다음과 같은 사항이 포함되어 순차적으로 진행되는 것이 좋다.

1. 프로젝트 산출물 명세서(POS: Project Outcome Statement) 개발
2. 지원 기능 팀의 목표 수립
3. 목표에 대해 고객과 합의

프로젝트 산출물 명세서는 “프로젝트의 목표 고객에게 무엇을 제공할 것인가?” 에 대한 간략하면서도 정확한 문장이다. 그러므로 우선적으로 프로젝트 팀원들과 전체적인 프로젝트의 목표에 대한 토의를 거쳐 개발하고 결과를 문서화하여 공유하는 과정을 거쳐야 한다. 

다음으로, 프로젝트 팀과 프로젝트 매니저가 지원 기능팀(부서, 부문)의 목표를 함께 정의하는 것이다. 이런 목표는 각각의 지원 기능팀(부서, 부문)이 프로젝트의 목표 달성을 위해서 책임져야 하는 업무에 대한 진술문 형식으로 작성하는 것이다. 지원 기능팀의 목표를 수립하기 위해서는 목표에 대한 합의를 위해 지속적으로 의사소통 하는 것이 중요하다. 결과를 문서화하고 목표 수립과정을 공유하며, 명확히 해야 하거나 협상이 필요한 이슈를 확인할 필요가 있다.

마지막으로, 설정된 목표가 고객의 요구와 일치하는지 확인하기 위한 검토가 필요하다. 이를 위해서 정기적인 또는 비정기적인 회의가 이루어질 수 있는데, 이때 발생하는 목표에 대한 서로의 차이점은 다시 재조정하는 단계를 거쳐야 한다. 제안된 계약 내용 및 프로젝트 관련 문서를 검토하고 고객의 요구사항에 대해서 이해한 후, 고객과 만나서 요구사항을 확인하여야 한다. 고객과의 차이점은 조정하여 프로젝트 목표에 대해서 합의하고, 추가 사항은 무엇인지 확인하여야 한다. 만약, 새로이 변경된 사항이 있다면 이에 대해 프로젝트 팀원과 재 공유 한 후 다시 고객과 합의를 하는 이러한 절차로 진행이 되어야 한다. 

프로젝트의 목표를 S.M.A.R.T 하게 설정하고, 프로젝트 팀, 고객, 이해관계자들과 목표를 공유하는 것은 프로젝트의 성공을 위한 약속이다.


* 프로젝트 매니지먼트 전문가(PMP), 프로젝트 매니지먼트 코치(PMC) - 허정재(hur@psi.co.kr)